淺談專案經理 Part II

黃淑婷 2019/05/09 12:28:51
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參考文章出處:

1.      大人學    撰文者:張國洋 Joe Chang-五種心酸的PM工作

2.      電腦玩物 撰文者:Esor Huang-免費專案管理軟體推薦!困難計畫簡單管理 13 種工具

 

參考網址:

1.      https://www.darencademy.com/article/view/id/2755

2.      https://www.playpcesor.com/2015/06/project-manager-best-13-tools.html

 

  在上一篇討論到非相關產業者對於PM的刻板印象及誤解,今天來跟大家聊聊相關產業本身對PM的有趣解讀。

 

  朋友-Yuki任職於某大上市的軟體資訊公司,近期公司才開始慢慢轉型承接專案,於是對於專案經理的需求急速擴大。因為短期徵才不易,於是公司把目光轉向有多年系統分析的她身上。主管問她是否願意接下這份挑戰,Yuki有點猶豫,畢竟他一直以來工作重心都是以系統分析為主,只要管理好自己負責的部份,就是完成份內工作,其他不是他負責的部份,根本輪不到她操心。

 

  也正因為換角色但心態沒有跟著調整,所以案子出問題是可想而知的結果。當主管詢問他為何會發生問題,他一問三不知,主管反問他專案經理的職責為何?他回答:我只是案子的窗口,主要負責的人仍是您。大家千萬不要笑,有這樣觀念及想法的人仍不少哦!所以當應徵者說他是專案經理,一定要再深入詢問他認知的工作職責為何,不要單看履歷上的職稱就信以為真。

 

  還有另一個例子是一個資深專案經理-至玲姐姐跟我分享的趣事:她本身不是技術導向的PM,但有系統分析的底子,有一天跟團隊的工程師聊天,希望可以知道他們對自己未來的規劃及方向。其中一名工程師跟他說:我將來想當PM。她有點開心,年輕人有此志向,再深入聊後才發現,技術人員在看專案經理時,都以為只要出一張嘴,就可以使喚所有人做事,所以才想當專案經理。殊不知喊人做事也是需要溝通技術,有的技術人員是很有個性的,不是直屬主管誰都不鳥。您說,真的是只出一張嘴那麼簡單嗎?

 

  我的啟蒙老師曾跟我說,如果要走專業的專案經理這條路,要先想想自己的優勢是什麼,是要以技術還是以Knowhow帶人,絕對不可以什麼都沒有,不然這條路會走得很辛苦。當然,如果你有絕佳的談判技巧,又可另當別論。當初聽到時,還有些似懂非懂,一路走來,只有碰過壁才更了解當中的含義。每個菜鳥PM一定都有這個經驗:當妳肚子裡沒有半點東西,在面對客戶時,遇到問題只能向團隊求援,這時候團隊願不願意支援,端看你的運氣與平時交情了。如果平日只有制式的進度Review,沒有其他關懷與交流,這時準備看你的好戲的應該佔大多數,此時叫天天不靈,叫地地不應,才知道人心險惡,不,是太自以為是。不要以為PM在專案裡是最大的,正確來說所有的決策都需要由成員提供正確的資訊,他才能做出正確的決策,帶領大家把案子如期如質完成。

 

  好友Bella還曾遇過一位有個性的工程師,跟她說話要看她心情決定要不要理人,跟主管反應還被反訓了一頓:好的PM是不論什麼人都要可以帶。除了無言,還是無言。好在後來該員自動離職,才解除了專案危機。這還算幸運,好友Amos就沒有那麼幸運了,初次帶案子,就因為沒有專業相關Knowhow,公司派了一位深耕該專業領域的架構師A與他合作,原以為案子可以從此順利,殊不知,這才是惡夢的開始。因為不懂,所以凡事都以A的想法為主,剛開始覺得有一點怪,但也說不上來,還是繼續往下做,也沒有安排其他人員當備援,等到案子進行快一個月後,A突然提出辭呈,Amos才驚覺這一個月的產出並不如預期,因為不懂技術,只能相信A所說的,等到發現問題早已來不及了,往下細看才發現架構根本漏洞百出,為了專案的時程,日後只能慢慢補洞。

 

  還有一種客戶,因為跟你要求都佔不到便宜,所以常常要脅要求你的長官出席會議,通常這種情況下,還是要以專案目前狀況來分辨,如果專案體質健康且跟客戶有一定的熟悉度,就可以先用軟性回覆:這點小事,不用請長官出面,交給我就好了;若是本身專案已有問題,事態嚴重,好的PM應事先預警,若問題已超過本身可處理範圍,務必儘快請求內部支援,才能在問題擴大前解決。

 

  在五種心酸的PM工作中就有提到,PM不僅僅是要當專案開始的敲門者,過程中跟客戶以及專案團隊也需要密切協調溝通,如果雙方都出現問題,可是要比別人付出更多的心力,一旦案子出作何差錯,還要負責跟客戶道歉設法補救,其中的心路歷程,真的不足為外人道。

  

既然要做的工作如此繁瑣,要做的計劃安排一個也不能漏不能少,沒有強大的記憶力實在不行。最近發現一個好用的工具- Wunderlist ,剛好與電腦玩物-Esor Huang所見略同。這個工具簡單容易上手,可以將待辦事項依據不同專案或客戶進行分類,也可以設定到期日提醒,再多的小事情只要一一記錄下來,不用再擔心遺漏,可以一一追踪,是一項不可或缺的個人/團隊管理工具。

  最後,真心覺得好的PM實在不簡單,除了要顧全大局,更要如期如質完成使命,如果本身沒有冒險犯難強大的使用感及毅力,請不要輕易說出:當PM很簡單,不信,歡迎來挑戰!

 

黃淑婷